Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

MiraNext GmbH, Geschäftsanschrift [Platzhalter], 5020 Salzburg, Österreich.

Allgemeine Anfragen: hello@miranext.ai.

Bei der Verarbeitung von Daten anrufender bzw. kontaktierender Personen handelt MiraNext in der Regel als Auftragsverarbeiterin im Auftrag der jeweiligen Einrichtung (siehe Auftragsverarbeitungsvereinbarung).

2. Datenschutzbeauftragte:r

Unsere:n Datenschutzbeauftragte:n erreichen Sie unter: hello@miranext.ai. Der Name der bestellten Person wird vor Veröffentlichung ergänzt [Platzhalter].

3. Verarbeitete Datenkategorien

Wir verarbeiten ausschließlich die für den Betrieb von MiraFlow erforderlichen Datenkategorien:

• Kontodaten der Anwender:innen: Name, berufliche E-Mail-Adresse, Rolle/Berechtigung, organisatorische Zugehörigkeit, Authentifizierungsmerkmale.
• Anruf- und Konversationsmetadaten: Datum, Uhrzeit, Dauer, Telefonnummer (Rufnummer), Kanal, gewählte Sprache, Status der Anfrage.
• Audio: Live-Stream des Telefonats. Die Audioverarbeitung erfolgt zur Spracherkennung; eine Aufzeichnung erfolgt nur, soweit für die Funktion (z. B. Voicemail) erforderlich (siehe Speicherdauer).
• Transkripte: Volltext-Transkription des Telefonats bzw. der Chat-Konversation.
• Termin- und Anliegendaten: aus dem Gespräch erfasste Angaben zur Terminvereinbarung, zum Anliegen sowie ggf. weitere von der anrufenden Person mitgeteilte Angaben.
• Nutzungsdaten: Geräte- und Browserkennzeichen, IP-Adresse, Diagnosedaten zur Stabilitätssicherung.

4. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken auf den genannten Rechtsgrundlagen:

• Automatisierte Anrufannahme, Transkription und Bearbeitung von Anliegen (z. B. Terminvereinbarung, Auskunft, Weiterleitung) im Auftrag der Einrichtung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit Gesundheitsdaten verarbeitet werden, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. den einschlägigen Berufs- und Geheimhaltungsvorschriften.
• Vertragsabwicklung gegenüber Anwender:innen und Einrichtungen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Qualitätssicherung und Produktverbesserung in pseudonymisierter Form: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung der Leistung setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein (Art. 28 DSGVO). Eine vollständige, jeweils aktuelle Liste mit Subunternehmern wird auf Anfrage zur Verfügung gestellt:

• Google Cloud Platform — Hosting, Datenbank und KI-Inferenz; Verarbeitung in der EU (europe-west3 Frankfurt).
• Twilio — Telefonie und Media-Streams für die Anrufannahme; Verarbeitung von Rufnummern, Anruf-Audio und Anruf-Metadaten (siehe Drittlandsübermittlung).
• Sprachsynthese-Anbieter (Text-to-Speech) — Erzeugung der Sprachausgabe aus generiertem Antworttext; es wird kein personenbezogener Eingabetext übermittelt (siehe Drittlandsübermittlung).
• Sprachmodell-Anbieter — Inferenz für die Konversationssteuerung und Strukturierung von Anliegen.
• Transaktionaler E-Mail-Provider (SMTP) — Versand von Benachrichtigungen.
• Stripe — Zahlungsabwicklung gegenüber Einrichtungen.

6. Drittlandsübermittlung

Einzelne Auftragsverarbeiter (insbesondere im Bereich Telefonie und Sprachsynthese) können Daten in Drittländern, namentlich den USA, verarbeiten. Diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 (SCCs).

Ergänzend führen wir eine dokumentierte Transfer Impact Assessment (TIA) gemäß EDSA-Empfehlung 01/2020 durch und setzen ergänzende technische Schutzmaßnahmen (Verschlüsselung, Pseudonymisierung) ein. Die TIA wird auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

7. Speicherdauer

Live-Audio wird nicht dauerhaft persistiert. Der Audiostream wird zur Spracherkennung verarbeitet und nach Erstellung des Transkripts verworfen; eine Aufzeichnung (z. B. Voicemail) wird nur für die jeweils erforderliche Dauer vorgehalten.

Transkripte und Konversationsdaten werden für die Dauer des Vertrags bzw. die von der Einrichtung festgelegte Aufbewahrungsfrist gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Kontodaten werden gelöscht, sobald sie für den Vertrag nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen (BGB / ABGB).

Backup-Daten werden rollierend vorgehalten [Platzhalter — Aufbewahrungsdauer] und anschließend kryptografisch gelöscht.

8. Betroffenenrechte

Ihnen stehen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

Zuständig ist insbesondere die Österreichische Datenschutzbehörde (Barichgasse 40-42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at) bzw. die zuständige Landesdatenschutzbehörde in Deutschland.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

MiraFlow setzt KI-Systeme zur automatisierten Anrufannahme, zur Klassifizierung von Anliegen sowie zur Terminverwaltung ein.

Es werden keine rechtlich bindenden oder ähnlich erheblich beeinträchtigenden automatisierten Entscheidungen ohne menschliche Überprüfung getroffen. Sie können jederzeit eine menschliche Überprüfung verlangen, indem Sie uns unter hello@miranext.ai kontaktieren.

11. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung Ihrer Kontodaten ist für die Vertragserfüllung erforderlich. Ohne diese Daten können wir Ihnen keinen Zugang zu MiraFlow gewähren.

Im Rahmen eines Telefonats bzw. einer Chat-Konversation ist die Angabe Ihrer Daten freiwillig; ohne die für Ihr Anliegen erforderlichen Angaben kann das Anliegen jedoch ggf. nicht bearbeitet werden.